Prática pode melhorar rendimento profissional significativamente
Segunda-feira, 9h da manhã. Se você não for organizado o suficiente, abrir a caixa de email após o fim de semana pode ser um problema enorme. Uma série de mensagens acumuladas à espera de respostas. Outras mensagens completamente inúteis, mas que atrapalham seu rendimento e podem complicar toda a organização do seu dia de trabalho. É por isso, e também por outros motivos, que um gerenciador de email pode ser decisivo em sua rotina no escritório.
Um estudo recente da McKinsey mostrou que um profissional que trabalha 8h por dia em um escritório passa 28% do dia lendo e respondendo e-mails. Ainda que esse modelo de comunicação pareça ultrapassado, sobretudo com o advento dos aplicativos de mensagem instantânea, a utilização do email ainda é amplamente difundida. Pesquisas no mercado de trabalho norte-americano mostram que 86% dos profissionais preferem usar e-mail ao se comunicar para fins comerciais.
Ainda assim, muitos problemas podem acontecer se o gerenciamento do email não for bem feito. Isso acontece muito em uma troca de emails que envolve mais de duas pessoas. Neste momento, estimular a colaboração contínua em um só lugar, para que a conversa não se perca entre tantas mensagens, pode ser algo complicado. A chance de criar uma confusão de conteúdo é grande e todo um projeto pode ser prejudicado.
Por isso, gerenciar bem o email é fundamental para organizar esse fluxo. Atualmente, as empresas usam o e-mail para uma infinidade de trabalhos colaborativos: gerenciamento de e-mails de suporte, processamento de faturas, gerenciamento de pedidos de remessa – processos que exigem que colegas de equipe trabalhem juntos.
Uma das saídas para organizar sua empresa é criar uma conta de e-mail colaborativa, de modo com que todos participem dela – para que tenham acesso direto aos e-mails que chegam lá. Geralmente, são endereços fáceis de compartilhar e que permitem o acesso de mais de uma pessoa. Esse grupo poderá ler, responder e interagir com essas mensagens, sem que o email pessoal seja comprometido.
A caixa de emails compartilhada também serve para visualizar o desempenho e a eficiência da equipe. É possível facilmente acessar métricas dedicadas, como tempo médio de primeira resposta ou relatórios de atividades detalhados, como mensagens enviadas, entregabilidade de gatilhos e a taxa atual de satisfação de clientes.
O gerenciador de emails também serve para organizar mensagens em locais distintos. De maneira simples e ágil, a plataforma separa os emails em pastas como anúncios, spam, mensagens principais e informes comerciais, por exemplo. Desse modo, o profissional não perde tempo elencando o que precisa ler e o que pode ficar para mais tarde em meio à rotina do dia-dia.
Os gerenciados possibilitam utilizar múltiplas contas simultaneamente, organizar tarefas com calendários, realizar pesquisas rápidas de mensagens, configurar filtros avançados de mensagens, agrupar mensagens, aplicar rótulos para fácil localização de mensagens e várias outras possibilidades dependendo do gerenciador escolhido.
Em geral, os gerenciadores de emails são indicados para pessoas que acessam a conta de email com frequência e que o fazem em apenas um dispositivo. No entanto, nada impede que ela acesse a conta de um outro local. Vale lembrar que, porém, nem sempre as mesmas mensagens ou pastas serão localizadas em ambos os dispositivos – como um celular e um laptop.
Ainda que a plataforma seja mais utilizada por executivos e pessoas que têm acesso frequente ao email, qualquer um pode utilizar um gerenciador para organizar suas mensagens e evitar problemas de relacionamento, seja no âmbito comercial ou pessoal.