Alcançar a produtividade nos dias de hoje é algo muito difícil. Ao mesmo tempo que contamos com tantas tecnologias ao nosso redor, essa mesma tecnologia servem como distração, evitando que o usuário se concentre nas tarefas mais importantes e, por consequência disso, em perda de tempo ao longo do dia.
Uma das tarefas que mais podem resultar em perda de tempo nas suas tarefas laborais é a leitura de e-mails. Não ajuda muito o fato das mensagens eletrônicas contarem com muitos anexos, ou as plataformas oferecerem uma interface que, em alguns casos, tem muitos chamarizes e atrativos visuais, principalmente as propagandas.
Mas se sabemos onde está o foco do problema, também podemos saber como combatê-lo, certo?
Este é o objetivo deste post: mostrar para você quais são algumas das práticas que resultam em uma perda de tempo precioso na leitura de e-mails por parte dos usuários, principalmente naquela rotina que muitos de nós abraçaram ao longo da vida (eu inclusive), que é ler as mensagens recebidas logo nas primeiras horas da manhã.
Como ser mais produtivo na leitura de e-mails
1) Procure limpar a caixa de entrada de tempos em tempos. Quanto mais e-mails você tem, mais tempo você leva para procurar aquela mensagem que é do seu interesse. Deixar a caixa de entrada vazia ou apenas com e-mails que interessam é fundamental para aumentar a sua produtividade.
2) Por incrível que pareça, evite ordenar e classificar os e-mails em muitas pastas. Eu sei que é fácil criar pastas de e-mails no Gmail, e que este parece ser um procedimento que ajuda a organizar as mensagens. Mas se você recebe muitos e-mails, a tendência é que você acabe se perdendo no meio de tantas pastas criadas.
Essas duas medidas relativamente simples podem ser decisivas na hora de ganhar tempo na leitura de e-mails e, por consequência, resultando em um ganho de tempo para as suas atividades laborais.
Estudos apontam que navegar pelas pastas até chegar a um e-mail desejado pode levar até um minuto em média, enquanto que uma simples busca no Gmail para encontrar qualquer coisa que você deseja na internet leva apenas 17 segundos. Ou seja, encontrar uma mensagem em um cenário com uma base de dados infinitamente menor que a internet pode levar três vezes mais de tempo. Sem falar no tempo que o usuário gastou antes para ordenar esses dados em pastas.
Embora ainda seja uma prática comum se você estiver trabalhando com projetos, você pode pesquisar e classificar e-mails instantaneamente com qualquer gerenciador de e-mail.
Em resumo: se você não quer perder tempo, não classifique seus e-mails, a menos que seja estritamente necessário.