Pense na seguinte situação: você está lá, desenvolvendo aquele trabalho de faculdade no Word ou aquele relatório de trabalho no Excel. Para variar, você deixou tudo para a última hora, e está na véspera do prazo limite para entregar esses projetos. Seu computador é um desktop e não é lá aquelas coisas.
E começa a chover.
Você começa a suar frio no calor do verão, pois sabe que o seu filtro de linha não é um nobreak. Ou seja, a qualquer momento, sua casa ou escritório podem ficar sem energia e, por tabela, o seu computador também. E automaticamente vem a culpa por não ter investido um pouco mais de dinheiro na compra de um notebook, que teria uma bateria que ao menos ofereceria o tempo suficiente para que você salve tudo com segurança.
A chuva aumenta, e você ouve os ventos uivantes, como se fosse um filme de terror. Galhos de árvores batem violentamente na janela, e o medo invade a sua alma. Você não consegue mais digitar, pois suas mãos estão geladas e congeladas, e os dedos suados estão encharcando o teclado.
E então, o pior acontece: tudo escuro.
Mas como você é um cara esperto, com certeza ativou o recurso onde os aplicativos do Office salvam automaticamente os trabalhos em produção, e você vai poder retomar o projeto a partir de um determinado ponto depois que a energia voltar. Certo?
Não fez isso?
Lamento por você. Mas… vamos mostrar como você pode programar os apps do Office para salvar tudo automaticamente.
Método #1: com a ajuda do OneDrive
Para quem tem o OdeDrive ativo para armazenar os arquivos do Microsoft Office, o recurso que salva automaticamente as alterações em documentos de texto, folhas de cálculo ou apresentações está ativo de forma automática. Porém, leve em consideração que tal ferramenta só vai funcionar se o arquivo em questão está armazenado em uma pasta do Windows que está sincronizada com a nuvem.
Ou seja, a cada novo arquivo que você criar no Word, Excel ou PowerPoint, você terá que salvar na pasta OneDrive e, a partir desse momento, qualquer alteração feita será salva no computador com um intervalo de poucos segundos, com uma cópia de segurança sincronizada automaticamente na nuvem.
Isso faz com que os documentos estejam disponíveis de forma imediata e em tempo real para todos os usuários que contam com acesso ao arquivo em questão, caso ele seja um arquivo compartilhado.
Método #2: com a cópia de segurança automática do Office
A má notícia em armazenar tudo no OneDrive é que ele fica irremediavelmente associado ao serviço de armazenamento na nuvem da Microsoft. Se você não quer usar esse recurso, o Office tem um sistema preventivo contra perda de dados que podem ser configurados manualmente, com o método abaixo:
1) Abra um documento do Word, Excel ou PowerPoint e clique em Arquivo.
2) Clique em Opções para inserir as configurações do aplicativo.
3) Marque a caixa que você verá ao lado da instrução “Salvar informações de Auto Recuperação a cada”, e reduza o tempo digitando alguns minutos no campo de texto.
4) Além disso, você pode definir a pasta que é usada para hospedar o arquivo de recuperação. Você pode inclusive usar o Google Drive para essa finalidade.
Embora não seja exatamente o mesmo recurso que o OneDrive disponibiliza para você, ele busca um objetivo semelhante. Graças à recuperação automática, em caso de desligamento inesperado, você pode restaurar seu trabalho rapidamente. Não se esqueça de que essa configuração deve ser personalizada em cada aplicativo do pacote Office (Word, Excel e PowerPoint) individualmente.